Procedura Whistleblowing

Sulla Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023 è stata recepita anche in Italia la Direttiva UE 2019/1937 in materia di whistleblowing con la pubblicazione del D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Alla luce di quanto sopra, la società di Terme di Margherita di Savoia S.r.l., d’ora in avanti anche più semplicemente Terme, ha deciso di aggiornare e meglio disciplinare le regole a cui la Società impronta il proprio Sistema Interno di Segnalazione delle Violazioni.

Il presente documento, rivolto a tutti i Dipendenti della Società e agli ulteriori soggetti di seguito indicati, descrive le modalità con le quali segnalare, in sicurezza e con piena riservatezza, atti od omissioni idonei a ledere l’interesse o l’integrità della Società di cui si è a conoscenza nello svolgimento od in ragione della attività lavorativa o per la posizione ricoperta.

1.      AMBITO DI APPLICAZIONE E SOGGETTI AUTORIZZATI ALLA SEGNALAZIONE

Quanto qui di seguito indicato si applica a tutti i dipendenti, direttori e manager della società Terme di Margherita di Savoia S.r.l. (“Dipendenti”), nonché alle terze parti (quali partner commerciali, fornitori, agenti, ecc.).

I Soggetti segnalanti sono, nello specifico:

• i dipendenti della società: lavoratori a tempo determinato e indeterminato in conformità al CCNL applicabile (impiegati, quadri e dirigenti);
• le persone in posizione ad essi comparabile: “collaboratori”, per tali intendendosi coloro che agiscono per la Società sulla base di un rapporto di collaborazione che non costituisce un rapporto di lavoro subordinato (a titolo esemplificativo e non esaustivo: stagisti, lavoratori con contratto a progetto, lavoratori somministrati);
• liberi professionisti, consulenti e, in generale, i fornitori della Società: soggetti che forniscono i servizi, consulenziali e non, e che nell’ambito od in relazione allo svolgimento dell’attività, potrebbero trovarsi a segnalare comportamenti illeciti;
• gli azionisti e le persone con funzione di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Si precisa che la normativa è applicabile anche:

• alle persone segnalanti qualora segnalino o divulghino informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito di un rapporto di lavoro nel frattempo terminato;
• alle persone segnalanti il cui rapporto di lavoro non è ancora iniziato (es. informazioni riguardanti una violazione acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi delle trattative precontrattuali).

Le presenti indicazioni non intendono prevalere sulle leggi e i regolamenti locali. In caso di conflitto o incoerenza con previsioni esterne, si applica la regola più stringente.

Non è possibile ricorre agli strumenti qui descritti nei seguenti casi:

• per segnalare situazioni che determinano una minaccia immediata alla vita o alla proprietà;
• per qualsiasi lamentela in relazione alle condizioni di lavoro, salvo quanto specificatamente successivamente indicato;
• per le segnalazioni relative alla sicurezza, nonché per i reclami relativi a prodotti/servizi e per tutte le altre questioni che non implicano una potenziale condotta scorretta o irregolare e che sono soggette alla disciplina di altre policy e procedure;
• per risolvere controversie personali o legali;
• per formulare accuse che si sanno essere

2.      LA SEGNALAZIONE INTERNA

I Dipendenti e le terze parti sono incoraggiati a denunciare, in buona fede, qualsiasi preoccupazione o questione in merito sospette o effettive:

• violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; tutela dell’ambiente; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno; iii) atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati;
• violazioni di disposizioni nazionali che consistono in: i) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; ii) condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi e gestione. Tali illeciti e condotte non devono rientrare nelle categorie delle violazioni delle disposizioni nazionali ed europee e nelle violazioni delle disposizioni

3.      MODALITÀ DI INVIO DELLA SEGNALAZIONE INTERNA

a)      Forma scritta

Il Segnalante dovrà inviare la propria segnalazione che dovrà contenere gli elementi qui di seguito riportati, inviandola firmata, con la copia di un proprio documento di riconoscimento e l’eventuale documentazione a corredo della segnalazione. La busta deve riportare la dicitura “Riservata al Gestore della Segnalazione” ed essere indirizzata a: Dott. Sebastiano Zingaro c/o Via Bologna 28, 76123 – Andria (BT). In ragione della protocollazione riservata della segnalazione a cura del Gestore, la segnalazione deve essere inserita in tre buste chiuse: la prima contenente i dati identificativi del segnalante insieme a copia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione e i relativi allegati, entrambe verranno inserite in una terza busta che verrà poi spedita. Quest’ultima è poi oggetto di protocollazione riservata a cura del Gestore, mediante autonomo registro.

b)     Forma orale

Potrà effettuare la segnalazione al Dott. Sebastiano Zingaro, in qualità Gestore della Segnalazione, anche tramite il seguente recapito telefonico: 0883. 596106.

Il whistleblower può richiedere un incontro diretto che verrà svolto entro un termine ragionevole presso il luogo indicato da parte del Gestore della segnalazione.

4.      CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE INTERNA

La segnalazione deve essere il più possibile esaustiva e contenere le seguenti informazioni:

1. dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita);
2. i recapiti del segnalante;
3. data, luogo e descrizione accurata dei fatti oggetto di segnalazione;
4. generalità del segnalato (nome, cognome, funzione aziendale) o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati;
5. generalità (nome, cognome, funzione aziendale) o altri elementi che consentano di identificare eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
6. eventuale documentazione atta a provare lo svolgimento dei fatti segnalati;
7. specificazione di qualsiasi interesse collegato alla segnalazione di cui sia portatore – per conto proprio o per conto di terzi – il segnalante, ovvero dichiarazione di non essere portatore – per conto proprio o per conto di terzi – di alcun interesse in relazione alla segnalazione;
8. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti

La segnalazione deve includere solo fatti ed eventi e non opinioni e/o valutazioni del segnalante sia sulle circostanze che sulle potenziali persone interessate.

Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a segnalazioni ordinarie.

5.      PRINCIPI DELLA SEGNALAZIONE INTERNA

a)      Riservatezza

Terme garantisce che tutte le segnalazioni verranno gestite in maniera confidenziale e che sarà posta una particolare attenzione affinché non venga rivelata l’identità del segnalante.

b)     Divieto di azioni ritorsive

Terme adotta le misure necessarie e appropriate per salvaguardare gli interessi e proteggere da ritorsioni il segnalante (quali ad es. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; la retrocessione di grado o la mancata promozione, il mutamento delle funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro, etc.) e chiunque partecipi o fornisca il proprio supporto all’indagine.

Nessuna azione ritorsiva sarà intrapresa nei confronti di coloro che segnalano in buona fede, indipendentemente dal fatto che i sospetti o le accuse segalate si dimostrino infondate.

Tuttavia, se sono segnalate intenzionalmente false informazioni, questa circostanza può comportare l’applicazione di azioni disciplinari nei confronti del segnalante.

Ogni abuso (segnalazione dolosamente false/calunniose, tendenziose, esagerate, segnalazioni in ogni caso caratterizzate da dolo) costituisce grave violazione del codice etico (meta-principi correttezza/lealtà).

Nel caso di colpa grave ovvero di colpa lieve, la segnalazione infondata costituirà violazione intermedia o lieve del codice etico.

Chiunque ponga in essere o tenti di porre in essere azioni ritorsive sarà punito. Chiunque ritenga di aver subito ritorsioni dovrà immediatamente denunciare il fatto.

6.      SOGGETTO RESPONSABILE DELLA GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA

Il Responsabile del procedimento, ossia il soggetto preposto alla ricezione e all’esame delle Segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza (ODV).

L’Organismo di Vigilanza, dovrà:

1. dopo il ricevimento della segnalazione, rilasciare alla persona segnalante un avviso di ricevimento entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. mantenere le interlocuzioni con la persona segnalate, potendo richiedere a quest’ultima, laddove necessario, delle integrazioni;
3. dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento di cui sopra o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

All’esito della verifica, l’ODV può procedere con:

• comunicare al whistleblower l’archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni (ad es. in caso di palese infondatezza o di mancanza di chiarezza);
• comunicare al whistleblower l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione all’ Organo Amministrativo affinché possa provvedere con i conseguenti provvedimenti di natura sanzionatoria o disciplinare, ed affinché possa valutare la necessità di informare le Pubbliche Autorità competenti dei fatti segnalati.
• comunicare al whistleblower l’attività svolta fino a qual momento e/o l’attività che intende

In tale ultimo caso, l’ODV provvederà a comunicare alla persona segnalante anche il successivo esito finale dell’istruttoria della segnalazione.

Tutte le segnalazioni verranno archiviate all’interno di apposito registro detenuto dal Presidente dell’ODV.

Per eventuali Segnalazioni di fatti in cui sia direttamente coinvolto uno dei componenti dell’Organismo di Vigilanza, le attribuzioni, le competenze e i poteri del Responsabile del Procedimento sono gestiti dal Sindaco, che gestirà tali Segnalazioni nel rispetto della presente Procedura.

7.      OGGETTIVITÀ ED INDIPENDENZA DELL’INDAGINE DELL’ODV

Tutti gli episodi rilevanti segnalati (anche anonimi) saranno trattati equamente, nonché esaminati e indagati in modo adeguato nel rispetto della riservatezza e dell’integrità, adottando un approccio oggettivo.

L’investigatore è indipendente da qualsiasi soggetto che possa avere un interesse nel caso indagato. L’attività di indagine può essere svolta:

• direttamente acquisendo gli elementi informativi necessari alle valutazioni attraverso l’analisi della documentazione/informazioni ricevute;
• attraverso il coinvolgimento di altre strutture aziendali o anche di soggetti specializzati esterni in considerazione delle specifiche competenze tecniche e professionali richieste;
• audizione di eventuali soggetti interni/esterni. Tali strumenti spettano al Gestore delle segnalazioni.

Gli obblighi di riservatezza verranno estesi a tutti i soggetti coinvolti nell’attività istruttoria.

8.      TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Terme si impegna a rispettare la privacy di tutti gli interessati e a proteggere i dati personali da accessi e trattamenti non autorizzati.

Pertanto il trattamento dei dai personali sarà effettuato nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, minimizzazione e trasparenza del trattamento dei dati, così come previsto dalla normativa privacy attualmente in vigore.

I dati saranno trattati il tempo necessario per raggiungere gli scopi per i quali sono stati raccolti (gestione delle segnalazioni, redazione di relazioni, eventuali azioni legali, etc..).

La presente Procedura è parte integrante del Modello 231 di Terme.

I principi della presente Procedura non pregiudicano né limitano in alcuna maniera gli obblighi di denuncia all’Autorità Giudiziaria, né gli obblighi di segnalazione agli organi o funzioni di controllo istituiti.

9.      TRASMISSIONE DELLA SEGNALAZIONE ALL’ANAC. LA COSIDDETTA “SEGNALAZIONE ESTERNA”

Il Decreto Whistleblowing prevede che l’ANAC debba attivare un canale di Segnalazione esterna che garantisca, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del Soggetto Segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La stessa riservatezza viene garantita anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso canali diversi da quelli indicati o perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento delle segnalazioni, al quale viene in ogni caso trasmessa senza ritardo.

Le Segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta del Soggetto Segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

Il Soggetto Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna all’ANAC solo se al momento della segnalazione ricorre una delle seguenti condizioni:

1. non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di Segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del Decreto Whistleblowing;
2. il Soggetto Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
3. il Soggetto Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
4. il Soggetto Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le attività condotte dall’ANAC in sede di ricevimento di una Segnalazione esterna sono dettagliatamente descritte agli artt. da 7 a 11 del Decreto Whistleblowing a cui è fatto rinvio.

10.  DIVULGAZIONI PUBBLICHE

Il Soggetto segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dalla normativa se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. il Soggetto segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle Segnalazioni;
2. il Soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
3. il Soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

La presente procedura è entrata in vigore a decorrere dal 31 dicembre 2023 ed è stata aggiornata in data 31 luglio 2025